QUE ES UNA CONSULTA Y PARA QUE SE UTILIZA

¿Qué son las consultas?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta enAccess 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho más que filtros o busquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Importante...

Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de datos para tus búsquedas.

Conozcamos la vista Diseño de consuta

 

Vistas de consulta

Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las diferentes opciones de vista para las consultas. 

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.

Botón ejecutar cosulta

Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los resultados de tu búsqueda en una tabla.

Panel de relación de objeto

Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla,  este espacio es conocido con el nombre dePanel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

Tabla para criterios de búsqueda

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que será incluidos en la consulta. También podrás ver a que tabla pertence cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.

Pasos para crear una consulta simple de una única tabla

 

Paso 1:

Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de opcionesy haz clic en el comando Diseño de consulta.

 

Paso 2:

Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3:

La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic sobre los campos que consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan en losresultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.

Paso 4:

Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la fila Criterios del campo que deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"

Paso 5:

Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6:

Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botónAceptar.